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Réussir son travail associatif : la communication au sein du comité directeur
Réussir son travail associatif : 5. communication
En matière de communication, nous faisons la distinction entre la communication externe et la communication interne. Dans cet article, il est surtout question de la communication interne, c'est-à-dire de la manière dont les membres du comité, les groupes de travail et les commissions communiquent entre eux et avec les membres. Une communication honnête et efficace augmente la motivation et l'identification avec l'association.
Communication entre les membres du comité directeur
Pour une communication sans faille, des processus efficaces et des moyens de communication adaptés à l'association, la transparence et le dialogue sont d'une grande importance.
Une petite enquête menée auprès des trois associations cantonales de chant de Schaffhouse, Genève et Soleure montre que les membres du comité directeur utilisent des moyens de communication simples comme le mail, WhatsApp et le téléphone, et que la communication fonctionne bien et sur de courtes distances. Mais le dialogue direct est également très important : par exemple, le comité de l'association cantonale de chant de Soleure se réunit tous les deux mois dans un restaurant.
Ceux qui sont intéressés par des outils plus poussés, par exemple pour la planification d'un projet spécifique, trouveront sur la page d'accueil de Vitamin B un aperçu des outils de collaboration dans les domaines de la communication et de la planification du travail, de la fixation de rendez-vous, du traitement commun de documents, des logiciels d'association et du stockage de données :
https://www.vitamineb.ch/virtuel/
Entretien des membres
Selon le site web de Vitamin B, des informations régulières sur les activités de l'association, des invitations à des événements spéciaux ou un programme-cadre attrayant lors de l'assemblée générale permettent de maintenir l'intérêt des membres pour l'association. La Société cantonale de chant de Schaffhouse organise, outre l'assemblée des délégués au printemps, la réunion des présidents.tes et des chefs.fes de chœur en automne, au cours de laquelle les chœurs sont informés. La société cantonale de chant de Soleure organise également chaque année une conférence des présidents.tes sans assemblée des délégués. Selon Edith Ursprung, la question d'une meilleure stratégie d'information y est également abordée. Les membres s'accordent à dire que le site Internet remplit une fonction importante à cet égard.
Recrutement de nouveaux membres et de bénévoles
Le recrutement de nouveaux membres est un thème important dans nos associations lequel représente un grand défi. Selon Brigitta Hinterberger, présidente de l'association cantonale de chant de Schaffhouse, il est difficile de trouver de nouveaux chœurs membres car de nombreux chœurs ne sont plus organisés en association mais en projet. Edith Ursprung , présidente de l'association cantonale de chant de Soleure, avait lancé une demande auprès des chœurs d'église réformés et, en l'absence de réponse, elle va désormais chercher à établir un contact téléphonique.
Il devient également plus difficile de recruter des personnes pour travailler au sein du comité. Janine Dubois, présidente de la Fédération cantonale genevoise de chant, demande à chaque assemblée des délégués si des personnes se présentent pour le comité, ce qui n'a malheureusement pas encore abouti jusqu'à présent.
Sur le site de Vitamin B, une foule de conseils est mise en ligne pour savoir comment il est malgré tout possible de trouver de nouveaux membres et des bénévoles :
Fiche d'information sur l'aide au sein de l'association
Lien vers le recueil de thèmes sur les bénévoles
https://www.vitamineb.ch/themes/membres/benevoles
Conflits dans les associations
Là où les gens travaillent ensemble, il y a des conflits, y compris dans les associations. Selon le site Vitamin B, les conflits sont souvent dus à un manque de clarté concernant les compétences et les tâches. Il est important d'aborder les conflits rapidement, car ils sont alors plus faciles à résoudre. Une bonne manière de réfléchir à la collaboration est d'organiser une retraite annuelle, au cours de laquelle on peut échanger des idées sans être pressé par les délais.
Le centre Vitamin B a conçu une fiche d'information sur la conduite d'un entretien "difficile". La page thématique "Gestion des conflits" contient une liste d'autres documents utiles.
https://www.vitamineb.ch/themes/communication/gestion-des-conflits
Isabelle Schmied (trad. Thierry Dagon)
