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Erfolgreiche Verbandsarbeit: 5. Kommunikation im Vorstand
Erfolgreiche Verbandsarbeit: 5. Kommunikation
In der Kommunikation unterscheiden wir zwischen externer und interner Kommunikation. In diesem Artikel geht es vor allem um die interne Kommunikation, also wie die Vorstandsmitglieder, Arbeitsgruppen und Kommissionen untereinander und zu den Mitgliedern kommunizieren. Eine ehrliche und wirkungsvolle Kommunikation steigert die Motivation und die Identifikation mit dem Verein.
Kommunikation zwischen den Vorstandsmitgliedern
Für eine reibungslose Kommunikation sind effiziente Abläufe und dem Verein angepasste Kommunikationsmittel, Transparenz und Dialog von grosser Bedeutung.
Eine kleine Umfrage unter den drei Kantonalgesangsverbänden Schaffhausen, Genf und Solothurn zeigt, dass die Vorstandsmitglieder einfache Kommunikationsmittel wie Mail, WhatsApp und Telefon benutzen, die Kommunikation gut und auf kurzen Wegen funktioniert. Aber auch das direkte Gespräch ist sehr wichtig: So trifft sich beispielsweise der Vorstand des Solothurner Kantonal-Gesangvereins alle zwei Monate zu einer Sitzung in einem Restaurant.
Wer an weitergehenden Tools z. B. für die Planung eines speziellen Projekts interessiert ist, findet auf der Homepage von Vitamin B eine Übersicht mit Tools für die Zusammenarbeit in den Bereichen Kommunikation und Arbeitsplanung, Terminfindung, gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Vereinssoftware und Datenablagen:
https://www.vitaminb.ch/digital
Mitgliederpflege
Regelmässige Information über Vereinsaktivitäten, Einladungen zu speziellen Anlässen oder ein attraktives Rahmenprogramm an der Mitgliederversammlung halten laut Webseite von Vitamin B das Interesse der Mitglieder am Verein wach. Der Kantonalgesangsverein Schaffhausen organisiert nebst der Delegiertenversammlung im Frühjahr die Präsident*innen- und Dirigent*innen-Tagung im Herbst, an denen die Chöre informiert werden. Auch der Solothurner Kantonal-Gesangsverein organisiert jedes Jahr ohne Delegiertenversammlung eine Präsident*innen-Konferenz. Dort, so Edith Ursprung, wird auch die Frage nach einer besseren Informationsstrategie besprochen. Die Mitglieder sind sich einig, dass die Homepage dabei eine wichtige Funktion erfüllt.
Neugewinnung von Mitgliedern und Freiwilligen
Die Gewinnung von neuen Mitgliedschören ist ein wichtiges Thema in unseren Verbänden und eine grosse Herausforderung. Es sei schwierig, neue Mitgliedschöre zu finden, weil viele Chöre nicht mehr vereins-, sondern projektmässig organisiert sind, so Brigitta Hinterberger Präsidentin des Schaffhauser Kantonalgesangverbands. Edith Ursprung, Präsidentin des Solothurner Kantonal-Gesangvereins, hatte eine Anfrage an die reformierten Kirchenchöre gestartet und wird nach einer ausbleibenden Antwort nun auch den telefonischen Kontakt suchen.
Auch wird es schwieriger, Menschen für die Arbeit im Vorstand zu gewinnen. Janine Dubois, Präsidentin der Genfer Kantonalgesangsvereinigung fragt bei jeder Delegiertenversammlung, ob sich Personen für den Vorstand melden, was bis jetzt leider noch nicht zum Erfolg geführt hat.
Auf der Seite von Vitamin B ist eine Fülle an Tipps aufgeschaltet, wie es trotzdem möglich ist, neue Mitglieder und Freiwillige zu finden:
Informationsblatt Mithilfe im Verein
Link zur Themensammlung Freiwillige
https://www.vitaminb.ch/vereinsthemen/mitglieder/freiwillige
Konflikte im Verein
Wo Menschen zusammenarbeiten, kommt es zu Konflikten, so auch in den Vereinen. Häufig entstehen laut Vitamin B Konflikte wegen Unklarheiten in Bezug auf Zuständigkeiten und Aufgaben. Wichtig ist es, Konflikte rasch anzugehen, da sie dann besser lösbar sind. Eine gute Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu reflektieren, ist eine jährliche Retraite, in der man sich ohne Termindruck austauschen kann.
Für das Führen eines «schwierigen» Gesprächs hat die Fachstelle Vitamin B ein Informationsblatt gestaltet. Auf der Themenseite «Konfliktmanagement» ist weiteres hilfreiches Material aufgelistet.
https://www.vitaminb.ch/vereinsthemen/kommunikation/konflikte
Isabelle Schmied
